Przepisy nie precyzują, w jakiej formie trzeba zwrócić uwagę na urlop, ale w rzeczywistości uważa się, że pracownik zazwyczaj składa pisemny wniosek o urlop.
Wniosek o udzielenie urlopu pracownik przekazuje bezpośrednio pracodawcy lub przełożonemu w odpowiednim dziale lub oddziale firmy, w zależności od jej struktury organizacyjnejJednak złożenie takiego wniosku nie gwarantuje automatycznie możliwości skorzystania z urlopu w wybranym terminie.
Pracodawca musi zatwierdzić ten wniosek i wyrazić zgodę na udzielenie urlopu, co zazwyczaj dokonuje się poprzez podpisanie formularza lub inny dokumentu związanego z urlopem. Dopiero wtedy pracownik ma prawo korzystać z urlopu zgodnie z obowiązującymi przepisami.